Как выбрать кассу для работы с маркированным товаром

В апреле 2020 года некоторым компания предоставили отсрочку по налогам и отчетности. Но переноса срока обязательной маркировки товаров правительство не планирует. И онлайн-кассу покупать все равно придется. Эта статья поможет вам выбрать онлайн-кассу для работы с маркировкой.

Нормативные документы

Система маркировки товаров средствами идентификации введена в 2019 году (Федеральный закон № 487-ФЗ от 31.12.2017). В список товаров с обязательной маркировкой входят сигареты, обувь, парфюмерия, шины, некоторые виды одежды и белья, фотооборудование и другие товары. Подробнее – в распоряжении правительства РФ № 792-р от 28.04.2018.

При этом для каждой группы товаров правительство утвердило отдельный документ с правилами маркировки, например для табака действует постановление Правительства РФ № 224 от 28.02.2019, а для обуви – постановление № 860 от 05.07.2019 г.

Розничные продавцы обязаны соблюдать и правила оформления чеков, поэтому пользуйтесь приказом ФНС № ММВ-7-20/434@ от 29.08.2019 г., изменившим формат фискальных данных.

С 1 июля 2020 запрещено производить, хранить, перевозить, продавать немаркированные обувные товары. Маркировка остатков обуви произведенных или приобретенных до 1 июля 2020 года возможна до 1 сентября 2020 года только при наличии документов, подтверждающих срок приобретения.

К 1 июля 2020 года розница обязана распродать все немаркированные остатки сигарет – оборот табачных изделий без маркировки будет окончательно прекращен. Отгрузка и приемка на основании универсального передаточного документа через систему электронного документооборота (ЭДО).

До 30 сентября 2021 г. разрешается реализация немаркированных товарных остатков духов и туалетной воды, произведенных или ввезенных на территорию РФ до 1 октября 2020 г. Через полгода, с 1 октября 2020 уже маркированную парфюмерную продукцию необходимо реализовать по всем правилам.

С 1 января 2021 г. оборот немаркированных товаров легкой промышленности будет запрещен. До 1 февраля 2021 г. все участники оборота обязаны промаркировать товарные остатки, нереализованные до 1 января 2021 г.

Правила маркировки шин предусматривает много разных сроков. Главное – с 1 ноября 2020 года запрещается производство и импорт немаркированных шин, а также покупка немаркированных шин участниками оборота, работающими напрямую с производителями и импортерами. С 15 декабря 2020 года запрещается оборот и вывод из оборота немаркированных шин. С 1 марта 2021 г. все участники оборота обязаны передавать сведения в систему маркировки.

К 2024 году обязательная маркировка товаров захватит всю потребительскую продукцию, а система отслеживания маркированной продукции станет единой для России и ЕАЭС. Поэтому всю розницу ждут изменения. Ваше оборудование и ПО должны отвечать всем запросам актуального законодательства, а сотрудники знать, как правильно с ними работать.

Что необходимо рознице для работы с маркированным товаром

Работа магазина в условиях маркировки говорит, что надо:

Самостоятельно маркировать товарные остатки. Производители наносят коды только на продукцию, что выпускается после старта обязательной маркировки. Зато магазину может потребоваться маркировать продукцию на складах: определить остатки, описать их, заказать коды маркировки. Тут стоит отметить, что на остатки обуви в рознице коды можно заказать по упрощенной схеме.
Использовать систему электронного документооборота. Только через ЭДО передаются документы, сопровождающие маркированные товары.
Сканировать коды маркировки. При продаже покупателю – включать в фискальный документ и отправлять оператору фискальных данных (ОФД) – в этом нет ничего сложного, просто после сканирования в систему маркировки отправляется информация, что товар выбыл из оборота. Сканировать товар также понадобится при приемке партии. Пока это совсем не обязательно, но удобно, поэтому некоторые магазины уже сканируют товар, к примеру, чтобы сверять поставку с тем, что указано в документах.

Отсюда складывается список необходимого для маркировки:

Насколько комфортно вам будет работать с маркированным товаром – от приемки до списания – напрямую зависит от «технического поставщика», которого вы выберете. А список предложений действительно очень широк.

Розница может оперировать маркированными товарами (покупать и продавать их) двумя способами:

приемка напрямую через ЭДО. В этом случае для продажи достаточно, чтобы касса просто могла сканировать код маркировки и отправлять его вместе с фискальными данными в ОФД.
через кассовые сервисы, которые интегрированы с ЭДО. Их предлагают разработчики онлайн-касс и товароучетных систем.

Вариант «напрямую через ЭДО» – для тех, кто предпочитает подешевле

Первый вариант не очень продвинутый, более бюджетный, но менее удобный.

В этом случае розничная организация подключается к ЭДО, выбирает оператора, регистрируется в системе маркировки. У оператора обязательно должна быть настроена автоматическая отправка кодов маркировки в «Честный знак» при подписании УПД магазином.

Затем вы получаете товар от поставщика. Ваш контрагент передает права на этот товар с помощью УПД. Магазин подтверждает электронную накладную от своего поставщика и в информационной системе маркировки отражается, что товар перешел от оптовика к розничному магазину. При продаже кассир сканирует код маркировки на товаре, программа кассы распознает его, добавляет информацию в чек, а потом передает ОФД.

От ОФД данные попадают в систему маркировки. Отметим, что не каждый оператор электронного документооборота подключен к «Честному знаку».

Для подключения к этой системе оператор ЭДО должен стать партнером ЦРПТ и пройти тестирование на совместимость своей системы ЭДО с системой маркировки.

Через ЭДО работать дешевле. Как правило, стоимость тарифного плана в системе ЭДО традиционно складывается из стоимости за отправку документов и стоимости дополнительного модуля для работы с системой «Честный знак».

Есть операторы, которые не берут плату за входящие документы, а тарифицируют только отправку документов и функционал для работы с маркировкой.

Понадобится онлайн-касса, которая может распознавать коды маркировки. И всё. Специальные модули и приложения на этой кассе для приемки УПД не нужны. Ведь УПД вы принимаете через Личный кабинет ЭДО.

Кстати, на сайте «Честного знака» доступны функции бесплатного «ЭДО Лайт». Он подходит, если магазин работает напрямую с системой маркировки.

Резюмируя, отметим один из минусов варианта работы с маркировкой «напрямую через ЭДО». Он заключается в том, что при приемке по УПД каждый товар надо вручную заносить в товароучетную систему. Если ваша организация применяет товароучетную систему, недостаток способа очевиден.

Также добавим, что при таком варианте розница не контролирует, соответствуют ли коды, которые она принимает по УПД себе на склад, кодам, которые в действительности нанесены на товар. И если вдруг поставщик ошибся, и произошла какая-то путаница при составлении им отгрузочных документов, то любая проверка покажет, что на складе у розницы есть коды непонятного происхождения.

Вариант «через кассовые сервисы» – для тех, кто предпочитает «под ключ»

Это более продвинутый и удобный вариант, но обходится немного дороже.

Он подойдет для тех, кто стремится оптимизировать все процессы, связанные с маркировкой и готов заплатить чуть больше за собственный комфорт и безопасность.

Разработчики онлайн-касс интегрируют свой продукт с ЭДО и предлагают магазинам свои готовые решения по работе с маркированными товарами. С помощью такого специального приложения, в частности, принимать товары от поставщика по ЭДО можно прямо на кассе.

В одном кассовом сервисе вы оформляете приход товара, ведете его учет, и проводите его продажу. Все это без ручных операций и метаний между разными программами. Все максимально автоматизировано.

Кроме того, важные преимущества сервиса – это контроль кодов, и автоматическое занесение товаров в базу товароучетной программы. То есть в данном случае, выбирая готовый кассовый сервис, вы не столкнетесь с теми недостатками, которые мы выявили в варианте «ЭДО+касса».

Однако стоит иметь в виду, что реализация «готового решения» у каждого разработчика своя. Как правило, разработчики требуют отдельно к кассовому тарифу оплачивать дополнительное приложение по маркировке. То есть его нужно покупать отдельно, затем скачать и установить. При этом зачастую без этого приложения касса не может распознавать код маркировки во время продажи – физически невозможно продать маркированный товар, если его вместе с кодом не внести в номенклатуру.

Это может быть неудобно тем магазинам, которые решили обойтись просто кассой, как в предыдущем варианте, когда касса используется только для продажи, а приемка товара идет через ЭДО.

На кассовом аппарате должна быть установлена версия прошивки, поддерживающая формирование реквизита «код товара» (тег 1162). Добавим, что иногда это реализуется по подписке, то есть обновление прошивки можно получить лишь в том случае, если приобретаешь лицензионный ключ.

Другие разработчики в своей системе доработали модули, подключив которые, пользователь сможет осуществлять приемку и продажу товаров. Такой модуль либо покупается дополнительно, либо сразу доступен только в платных тарифах.

Совет: ищите такие кассы, которые могут распознавать код маркировки по умолчанию. Например, на кассах Дримкас можно продавать маркированный товар без подключения модуля маркировки. Это удобно, потому что пользователь в этом случае может выбирать, по какому из имеющихся вариантов ему принимать УПД: через сервис ЭДО или воспользоваться платным модулем в его кассовом сервисе.

Такие готовые решения значительно упрощают и процесс приемки товара и делают процесс продажи маркированного товара безопасным. Потому что пользователь на стадии приемки имеет возможность контролировать то, что он принимает.

Например, можно выборочно просканировать товар, который поступил от поставщика. Система автоматически сверит коды, которые просканированы, с кодами, которые указаны в УПД. Универсальные передаточные документы по маркированным товарам от поставщиков напрямую поступают в кассовый сервис. Благодаря такой возможности вы работаете с маркированными товарами по принципу «единого окна»: принимаете, ставите на баланс, работаете с документами и ведете учет, чтобы всегда быть в курсе своих товарных запасов.

При выборе уточняйте, что разработчик онлайн-кассы настроил автоматический прием товара агрегированным способом (блоками, коробками). Это будет экономить ваше время: достаточно считать штрих-код упаковки, чтобы принять на балансе каждую единицу товара с ее уникальным кодом.

В зависимости от специфики (работаете на ЕНВД, продаете алкоголь) подбирайте кассовый сервис, который может обеспечить:

Совмещение двух налоговых режимов или двух организаций на одной кассе. К примеру, продавцы обуви вправе работать на ЕНВД и патенте до 1 июля 2020-го. Они обязаны сменить налоговый режим до того, как продадут первую маркированную пару. Однако Минфин пояснил, что предприниматель имеет право применять ЕНВД при продаже товаров без маркировки, а отдельно для обуви — упрощенку.

Работу со всеми государственными информационными системами - по маркировке, ЕГАИС, Меркурий, чтобы работать с алкоголем, табаком, продуктами, подлежащими ветеринарному контролю и маркированными товарам в одном сервисе.

Оперативный обмен данными. Интеграция товароучетной системы с внутренними программами (например, 1С) и любыми сервисами вашей компании через API автоматизирует торговые процессы.

Помните, что:
Приемка в самом сервисе ЭДО выглядит наиболее бюджетно, так как предприниматель будет оплачивать только его. Но всю остальную часть работы, например, постановку на баланс товарных остатков, придется делать вручную в своей товароучетной системе. Также могут возникнуть сложности в процессе работы с товарами: свести товарные остатки, проводить инвентаризацию, с учетом реализованных и оставшихся Data Matrix.

Приемка через кассовый сервис не сильно повышает стоимость процесса, но значительно упрощает учет товара. Подтверждение универсальных передаточных документов будет автоматически ставить на баланс приходуемый товар, с учетом всех цен, в том числе и МРЦ (МРЦ – максимальная розничная цена), которая указана в Data Matrix.

За счет использования этого варианта, можно полностью контролировать товародвижение и коды принимаемых товаров, строить статистические отчеты и планировать заказы.

Кроме того, снижается риск повторной продажи Data Matrix. Можно использовать любой из вариантов, но объективно, вариант с интеграцией товароучетной системы и сервиса ЭДО выглядит наиболее привлекательным и безопасным.

Подводя итоги, добавим, что платите вы один раз, а пользуетесь кассой каждый день. Тщательно взвешивайте, какой из вариантов предпочтете – незначительную экономию или максимальное удобство.