Электронная подпись: как выбрать и как получить в 2022 году
Цифровая электронная подпись сегодня необходима предпринимателям и частным лицам для заполнения определенных документов в электронном виде, участия в торгах, регистрации кассового оборудования и т.д. В правилах получения ЭЦП практически каждый год вносятся изменения. Как получать документ в 2022 году, разберемся подробнее.
Что это такое и где используется
Электронная подпись заменяет обычную и используется для подписания электронных документов. Наличие подписи является гарантией того, что документ принадлежит конкретному лицу, является подлинным, все сведения в нем достоверны и не было внесено изменений с момента подписания.
По определению федерального закона №63 «Об электронной подписи» ЭЦП – это информация, переведенная в электронную форму, которой можно подписать документ. Документ с подписью может быть дополнен печатью или штампом. Однако это не обязательно.
ЭЦП записывается на специальную флешку – сертифицированный ключевой носитель с паролем. USB-носитель ключевой информации – токен необходим для записи квалифицированного сертификата ключа электронной подписи.
Виды электронной подписи
Подпись бывает трех видов, каждый из который отличаются степенью защищенности:
- Простая электронная подпись – заменяет собственноручную подпись, если это зафиксировано в нормативном правовом акте. Ее используют при совершении банковских операций, заверении документов, определения личности в информационных системах, на госуслугах, для подписания документов в системе электронного документооборота. Ее нельзя применять при работе с госзакупками, документами с гостайной и в торгах.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись – представляет собой зашифрованную информацию, также приравнивается к простой подписи при наличии соглашения или правого акта. Основным направлением применения является подписание документов компании. С ее помощью можно подписать и документы с контрагентами, но при условии уточнения этого момента в договоре, тогда ЭЦП будет иметь юридическую силу.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись – наиболее защищенная подпись, которая также полностью подтверждает собственноручную. Чтобы проверить подпись применяются специальные программы, которые регламентируются приказом ФСБ РФ. УКЭП может использоваться везде, только ее применяют для подписания документов в электронном документообороте, договоров с контрагентами, документов для суда и других госструктур, регистрации ИП, подачи налоговой отчетности, участии в закупках, а также для регистрации онлайн-касс.
Как получить: новые правила 2022
Если у юридического лица или ИП есть ключевой носитель, то ЭЦП можно получить бесплатно. По новым правилам получения подписи ИП и руководители организаций в 2022 году должны обратиться непосредственно в отделение налоговой инспекции или удостоверяющий центр.
Носители приобретаются заранее в специализированных магазинах, работающих с ПО для бизнеса, ИП, онлайн-кассами. Если у вас уже есть действующая подпись, то ей можно продолжать пользоваться до конца года, если Удостоверяющий центр продлил свою аккредитацию по закону № 63 «Об электронной подписи».
Также получение с 2022 года возможно только у доверенных лиц ФНС – это специальные центры, прошедшие аккредитацию, токены также можно приобрести у них.
Что касается должностных лиц бюджетных организаций, то они получают ЭЦП в Федеральном Казначействе. Первые лица банков и различных финансовых компаний – в отделении Центробанка.
Сотрудники компаний, бухгалтерия и другие лица организаций, которые подписывают документы, получают подпись физического лица без указания данных компании. Такая подпись не имеет запрета на копирование или включение расширений.
В дополнение к ЭЦП должна использоваться электронная доверенность, которая доказывает правомочность действия от лица компании.
Сколько стоит ЭЦП
Стоимость изготовления электронной подписи зависит от ее вида, дальнейшего использования и лица, которое ее получает, – юридическое или физическое.
Например, для работы на госпорталах или в ЭДО, юридическому лицу потребуется 2000-5000 рублей, для работы с госзакупками и другими более сложными процедурами, стоимость подписи может достигать и 20 тысяч рублей. Срок действия подписи составит 12-15 месяцев.
Для физических лиц цена такая же. Можно приобрести подпись с ограниченным функционалом использования, если вы уверены, что ЭЦП будет использована только в одном направлении: на Федресурсе, в Росреестре, в Единой информационной системе Госзаказ или в электронном документообороте.
Как получить ЭЦП ИП или юрлицу
Мы говорим об усиленной квалифицированной электронной подписи для руководителей, которую каждый ответственный получает лично в центрах Федеральной налоговой службы или у помощников: Сбербанке, банке ВТБ, АО «Аналитический центр».
Действовать по доверенности не получится, так как приказ ФНС № ВД-7-24/982 запрещает подобные действия.
Перечень удостоверяющих центров можно найти на сайте ФНС. По всей стране их насчитывается порядка 700. Для получения юрлицу (руководителю) или ИП необходимы следующие документы:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- устав или выписка из ЕГРЮЛ.
Не забывайте о сертифицированном носителе для записи ключей КЭП. Подпись директора содержит следующую информацию:
- название компании и адрес;
- номер ОГРН;
- ИНН директора;
- название и адрес центра, выдавшего файл (сертификат);
- номер сертификата.
Как получить самозанятому или физ лицу
Самозанятому или сотруднику компании, уполномоченному подписывать документы, ЭП выдают только аккредитованные Удостоверяющие центры. В сертификате не указываются сведения о компании и принадлежность физлица к ней. Здесь только личные данные физлица.
При подписании документов сотрудник должен предоставить доверенность, как приложение к подписываемым документам. Электронная доверенность подписывается ЭЦП руководителя компании и указывает на полномочия физлица.
Физическое лицо может использовать ЭЦП не только для подписания документов от имени компании, но и для себя лично. Например, при заполнении налоговых деклараций, идентификации на Госуслугах.
